COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto que se repetirá en todas las cartas y Word se encargara de generar los datos variables que cambian en cada carta, según la persona.
CONCEPTOS PREVIOS
Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos:Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro Excel, una lista de direcciones de outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL
- Abrir word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
- Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú iniciar combinación de correspondencia.
- Allí haz clic en la opción paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.
DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen.
DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono"Editar lista de destinatarios" se abre el cuadro de dialogo destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.
FILTRAR DESTINATARIOS
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación, primero tenemos que que situarnos en el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono" Editar lista de destinatarios" a continuación hacemos clic en la flecha esta en el encabezado del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones:
- (Todos): se seleccionan todos os valores de población.
- (Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.
- (Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
ORDENAR DESTINATARIOS
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasaran a ordenarse en orden inverso.
COMBINAR AL IMPRIMIR
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el registro actual o un grupo de registros (desde:..hasta:...)
En Desde: Ponemos el numero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: se pone el numero de orden del ultimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ultimo.
COMBINAR EN CORREO ELECTRÓNICO
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico.
En para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que figurara en el asunto del mensaje.
En formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
